Billy kan sættes op med lønsystemet Dataløn. Integrationen gør, at dine lønsedler fra Dataløn bliver overført automatisk til Billy, så du ikke skal tænke på at bogføre lønnen manuelt hvert måned.
For at få integrationen til at virke, skal du først aktivere Billy som økonomisystem i Dataløn, hvor du derefter skal oprette en API-nøgle i Billy, der skal aktiveres hos Dataløn. Inde hos Dataløn skal du sørge for, at dine lønkonti hos Dataløn er opsat mod dine lønkonti i Billy.
Oprettelse af API-nøgle
I Billy kan du nemt oprette en API-nøgle ved at følge vores guide. Vi har også lavet en video hvor vi forklarer hvordan du opretter en API-nøgle:
Opsætning af integrationen i Dataløn
- Login på din Dataløn konto
- Klik på Opsætning og vælg Integration til andre systemer
- Find Billy i oversigten og tryk på Tilmeld
- Indsæt din API-nøgle i Dataløn
- Vælg imellem Standard opsætning eller Avanceret opsætning
- Klik på Gem
Nu er integrationen opsat, og integrationen vil automatisk bogføre din løn, hvis det hele er sat korrekt op. Nedestående vil forklare forskellen mellem Standard opsætning og Avanceret opsætning, samt gøre dig opmærksom på et par paramenter i forhold til, hvis integrationen skulle komme med en fejlbesked. Det anbefales at du læser hele guiden igennem, for at være sikker på at integrationen virker efter hensigten.
Standard opsætning i Dataløn
I standard opsætning har vi ’mappet’ Dataløns mange konti til nogle få Billy-konti fra Billys standard kontoplan, dvs. vi har lavet en simpel opsætning af lønkontoerne. Det har vi gjort for at undgå fejl, men også fordi at virksomheder generelt ikke bruger så mange lønkonti, og derfor ikke har behov for at oprette 20 forskellige konti, før integrationen virker.
De standard konti der bliver brugt er:
- 1410 AM-indkomst
- 1420 ATP-bidrag
- 1430 Personalegoder
- 1440 Personalepleje
- 1850 Kørselsgodtgørelse
- 5710 Bank
- 7330 Skyldig A-skat
- 7340 Skyldig AM-bidrag
- 7350 Skyldig ATP
- 7360 Hensatte forpligtelser
Hvis du har ændret i kontonumrene i Billy eller har specielle lønningsposter, som du gerne vil have udspecificeret, så se afsnittet om avanceret opsætning.
Avanceret opsætning i Dataløn
I avanceret opsætning har du mulighed for 'mappe' hver enkel konto imellem Dataløn og Billy. Det betyder, at hvis du har en speciel lønkonto hos Dataløn, skal du sørge for at oprette den i Billy og 'mappe' den i integrationen, så posteringen på kontoen bliver synlige i det bogførte i Billy.
Oprettelse af bestemte konti
Hvis du bruger nogle af følgende konti:
- 5043 - PENS.BIDRAG PO1 (LØNMODT.)
- 5044 - PENS.BIDRAG PO2 (LØNMODT.)
- 5045 - PENS.BIDRAG FO1 (LØNMODT.)
- 5046 - PENS.BIDRAG FO2 (LØNMODT.)
- 5047 - PENS.BIDRAG AMP (LØNMODT.)
- 5265 - PENS.BIDRAG AMP (FRITVALG)
- 5068 - 53 PENS.BIDRAG SÆRLIG UDBET.
- 5325 - PENS.BIDRAG FO3 (LØNMODT.)
- 5121 - PENSIONSBIDRAG PO1
- 5122 - PENSIONSBIDRAG PO2
- 5123 - PENSIONSBIDRAG FO1
- 5124 - PENSIONSBIDRAG FO2
- 5125 - PENSIONSBIDRAG AMP
- 5326 - PENSIONSBIDRAG FO3 (ARBEJDSGIVER)
- 5327 - PENSIONSBIDRAG FO3 (UDLIGNING)
Anbefaler vi at du opretter en konto a la "1450 Pension" under lønomkostninger (kontonummeret bestemmer du selv), og mapper den op med overstående konti.
Hvis du bruger nogle af følgende konti:
- 5057 - 27 B-INDKOMST, AM-BIDRAGSPL.
- 5058 - 36 B-INDK., EJ AM-BIDRAGSPL.
- 5315 - 8L ANDRE PERS.GODER U/BUNDGRÆNSE
Anbefaler vi at du opretter en konto a la "1470 B - Honorar" under lønomkostninger (kontonummeret bestemmer du selv), og mapper den op med overstående konti.
Hvis du bruger nogle af følgende konti:
- 5065 - 10 TILLÆG EFTER SKAT
- 5201 - 86 TILLÆG EFTER SKAT 2
- 5202 - 87 TILLÆG EFTER SKAT 3
- 5203 - 88 TILLÆG EFTER SKAT 4
- 5204 - 89 TILLÆG EFTER SKAT 5
Anbefaler vi at du opretter en konto a la "1480 Tillæg efter skat" under lønomkostninger (kontonummeret bestemmer du selv), og mapper den op med overstående konti.
Hvis du bruger nogle af følgende konti:
- 5193 - 43 FRI TELEFON M.M. - EGENBET.
- 5059 - 08 FRADRAG EFTER SKAT 1
- 5060 - 91 FRADRAG EFTER SKAT 2
- 5061 - 92 FRADRAG EFTER SKAT 3
- 5062 - 93 FRADRAG EFTER SKAT 4
- 5063 - 94 FRADRAG EFTER SKAT 5
- 5064 - 09 UDBETALT A CONTO
- 5073 - 51 UDBETALT A CONTO SÆRLIG UDBET.
- 5069 - 52 TINGSGAVER SÆRLIG UDBET.
- 5301 - 1K UDB. FERIEP. INDV. ÅR
- 5302 - 2K UDB. FERIEP. SIDSTE ÅR
- 5303 - 3K UDB. FERIEP. FORRIGE ÅR
Anbefaler vi at du opretter en konto a la "1490 Fradrag efter skat" under lønomkostninger (kontonummeret bestemmer du selv), og mapper den op med overstående konti.
Hvis du bruger nogle af følgende konti:
- 5083 - ANVISTE FERIEP. NETTO FUNKT.
- 5096 - BESKAT. FERIEP. NETTO TIMELØN I ALT
- 5113 - REST SH-BETALING NETTO
Anbefaler vi at du opretter en konto a la "7370 Skyldige feriepenge" under kortfristedeforpligtelser (kontonummeret bestemmer du selv), og mapper den op med overstående konti.
Hvis du bruger nogle af følgende konti:
- 5145 - SAMLET PENSION PO1
- 5146 - SAMLET PENSION PO2
- 5147 - SAMLET PENSION FO1
- 5148 - SAMLET PENSION FO2
- 5149 - SAMLET PENSION AMP (INCL. FRITVALG)
- 5328 - SAMLET PENSION FO3 (ALDERSORDNING)
Anbefaler vi at du opretter en konto a la "7380 Skyldig pension" under kortfristedeforpligtelser (kontonummeret bestemmer du selv), og mapper den op med overstående konti.
Hvilke fejlmeddelelser kan jeg få i Dataløn?
Du kan få to forskellige fejlmeddelelser, som enten vises i en rød farve eller gul farve:
Den gule fejlmeddelse står for, at der er sket en 'fejl opsætning', hvilket vil sige at du mangler at opsætte en eller flere konti. Fejlmeddelelsen vil fortælle dig hvilke konti det drejer sig om.
Den røde fejlmeddelse er enten en fejl i dataene, som bliver overført fra Dataløn eller system fejl. Der skal du tage fat i Billy med det samme.
Husk at bogføre de efterfølgende skyldige omkostninger
Det skal noteres, at selve betalingen af skyldig A-skat, skyldig AM-bidrag, pension mm., som normalt bliver trukket ca. 10 dage inde i et ny måned, ikke bliver bogført automatisk i Billy. Det arbejder både Dataløn og Billy på, at gøre muligt.
Vær også opmærksom på, at du kun kan overføre nye løn posteringer efter du har opsat integrationen, det er ikke muligt at overføre de gamle lønsedler.
