Når du lejer et lokale, en maskine eller lignende, vil udlejer som regel kræve et depositum, som du f.eks. får refunderet ved lejemålets ophør. Et depositum fungerer som en sikkerhed for den genstand du har lejet. Hvis f.eks. lokalet har fået en skade, mens det var i din besiddelse, kan omkostningen for reparation blive trukket fra det indbetalte depositum.
Du skal huske at selv om du forventer at få hele depositummet tilbage, skal det stadig bogføres i dit regnskab. Uanset om det er med eller uden moms, så skal det bogføres på samme konto.
Vi viser her hvordan du bogfører et depositum samt hvordan du skal bogføre tilbagebetalingen, når du får hele eller en del af depositummet tilbage. Hvis du har kunder som betaler depositum til dig, så skal du følge vores guide til bogføring af depositum når du udlejer.
Sådan bogføres et depositum
Hvis du har betalt et depositum for f.eks. et lokale eller en maskine, så skal det bogføres. Vi vil bruge kassekladden til at bogføre depositummet.
- Vælg Bogføring → Kassekladde
- Vælg dato og upload bilag - f.eks. kontrakten hvor depositummet er angivet
- Skriv Depositum + evt. hvad det er til i beskrivelsen, og noter gerne om depositummet er med eller uden moms
- Vælg 5440 - Deposita og skriv beløbet under debet. Hvis det er med moms, skal du vælge momssatsen Købsmoms (25%) og hvis det er uden moms, skal du vælge momssatsen Momsfrit (0%)
- Vælg modkontoen 5710 - Bank
- Klik på Godkend alle
Du har nu bogført et depositum i Billy. Når du skal have tilbagebetalt depositummet, skal du gøre følgende.
Sådan bogføres tilbagebetaling af depositum
Når du engang får dit depositum tilbage, skal dette også bogføres. Når du får depositummet tilbage, kan du enten få det fulde beløb eller en del af beløbet tilbage. Der er to forskellige fremgangsmåder alt efter om du har fået det fulde beløb tilbage eller kun en del af depositummet.
Sådan bogføres depositummet når du får det fulde beløb tilbage
Hvis du får det fulde beløb tilbage, er bogføringen ligetil. Vi bruger kassekladden til bogføringen.
- Vælg Bogføring → Kassekladde
- Udfyld dato og upload bilag
- Skriv Depositum fuldt tilbagebetalt i beskrivelsen
- Vælg kontoen 5440 - Deposita og vælg den samme momssats som da du oprindelig bogførte det
- Skriv beløbet i kredit og vælg modkontoen 5710 - Bank
- Godkend transaktionen
Sådan bogføres depositummet når du kun får en del af beløbet tilbage
Hvis du kun får en del af beløbet tilbage, skal vi gøre to forskellige ting. Først skal vi gøre bogføre den del af depositummet vi har fået tilbage, og derefter skal vi bogføre differencen. Vi tager et eksempel, hvor vi har haft et huslejedepositum. Vi bruger kassekladden til bogføringen.
- Vælg Bogføring → Kassekladde
- Udfyld dato og upload bilag
- Skriv Depositum tilbagebetalt delvist i beskrivelsen. Vælg kontoen 5440 - Deposita og vælg den samme momssats som da du oprindelig bogførte det. Skriv beløbet du har fået tilbage i kredit og vælg modkonto 5710 - Bank
- Lav endnu en kassekladde hvor du skriver Vedligeholdelse fratrukket depositum og vælger du f.eks. kontoen 1540 - Vedligeholdelse og rengøring. Vælg momssatsen Købsmoms (25%) og indtast det tilbageholdte beløb i debet. Vælg modkontoen 5440 - Depositum som nu vil blive udlignet. Husk at få en faktura fra udlejer som viser, hvorfor de har tilbageholdt en del af depositummet og hvor meget de tilbageholder.
- Godkend transaktionen
