Du skal afstemme tre slags tilgodehavender, når du skal lave din årsafslutning.
Dine tilgodehavender skal afstemmes for at sikre, at de stemmer overens med de tilgodehavender, som du har registreret i dit regnskab.
Her får du en guide til, hvordan du skal bære dig ad, når du skal lave din afstemning.
Tilgodehavender hos kunder
Når du afstemmer tilgodehavender til kunder, har Billy en standardfunktion, der hjælper dig med at finde eventuelle differencer.
Fremgangsmåden er, at du laver et udtræk over tilgodehavender (debitorer) fra Billy. Her skal du kontrollere, om du har modtaget betalinger fra dine kunder på nogle af de tilgodehavender, der er registreret på din debitorliste. Dette gøres typisk ved at holde dine indbetalinger fra banken op mod de fakturaer, du har sendt til dine kunder. Det kan du læse mere om, hvordan du gør her.
Du laver udtrækket ved at gå til Rapporter > Eksport > og vælge Debitorliste.
Husk at balancedatoen for din eksport skal være 31. december for det regnskabsår, du skal afstemme.
Når du har afstemt dine tilgodehavender, må der ikke må være difference mellem din debitorliste og kontoen “Tilgode hos kunder”.
Hvis du finder en difference, som I eksemplet her, så skyldes det ofte en af to ting.
Enten har du modtaget betaling fra en kunde og glemt at registrere betalingen på fakturaen. I dette tilfælde skal du finde frem til fakturaen og registrere den som betalt.
Alternativt har du bogført en betaling fra en kunde manuelt som et finansbilag igennem kassekladden i stedet for at registrere betalingen direkte på fakturaen. I denne situation skal du finde og slette finansposteringen og efterfølgende registrere fakturaen som betalt.
For at finde de transaktioner, som er årsag til differencen, kan du gå ind på kontoen “Tilgode hos kunder” og søge efter “kassekladde”. Så vil transaktionerne fra kassekladden blive vist, og du kan efterfølgende lave de relevante ændringer i din bogføring.
Bogføring af tab på tilgodehavender
Sker det, at et tilgodehavende hos en kunde ikke kan indfries, skal det registreres som et tab. Det kan eksempelvis være, at din kunde er gået konkurs. Se her, hvordan du bogfører et sådan tab.
Reglerne omkring muligheden for fradrag for tab på en debitor kan være relativt komplekse. Det kræver eksempelvis, at du både har sendt rykkere og haft kunden igennem inkasso, før du lovligt kan modregne fakturaen i dit regnskab. Husk derfor at tjekke op på disse regler, hvis du er i tvivl.
Tilgodehavender hos SKAT
Alle virksomheder har en skattekonto hos SKAT, som giver et samlet overblik over virksomhedens løbende mellemværender med SKAT.
Når afstemmer din skattekonto, skal du sikre, at din skattekonto i Billy stemmer overens med saldoen på din konto hos SKAT.
I Billy kan du finde din skattekonto ved at gå ind i Regnskab > Rapporter > Saldobalance og så gå ned til kortfristede forpligtelser som vist her.
Hvis du i forvejen kender til skattekontoen hos SKAT, kan du let afstemme overførslerne mellem din virksomhed og SKAT og se, om du har mellemregninger med dem. Mellemregninger kan eksempelvis opstå ved for sen indberetning af moms, tilbagebetaling for en for tidlig indberetning af moms eller for sen indberetning af årsregnskabet.
I din afstemning skal du tage forbehold for skyldig A-skat og skyldig AM-bidrag, som bør ligge på hver deres skyldig konto i balancen. Skyldig rente og andet skal matche saldoen på skattekontoen.
Du kan læse mere om, hvordan du skridt for skridt afstemmer din skattekonto her.
Andre tilgodehavender
Til sidste skal du kontrollere, om du har andre tilgodehavender i dit regnskab, og om disse tilgodehavender er indregnet korrekt. Dette vil typisk være, hvis du anvender betalingsløsninger i din virksomhed, som eksempelvis Teller, Nets, Stripe eller Paylike.
De tilgodehavender, som du har hos disse virksomheder, skal fremgå i din balance på aktivsiden, typisk under omsætningsaktiver. Det er vigtigt at sikre, at du har bogført alle overførslerne fra disse virksomheder korrekt.
Et eksempel på hvordan en udbetaling fra Stripe skal bogføres kan ses her
Andre guides til at bogføre på tilgodehavendekonti kan findes på vores supportsektion.
Spørgsmål?
Har du spørgsmål til, hvordan du afstemmer dine tilgodehavender, er du altid velkommen til at kontakte os på billy@billy.dk, 60 24 60 24 eller skrive til os på chatten.
