Hvorfor blev du håndværker? Var det for at sidde med projektstyring og lave regnskab? Var det for at udarbejde tilbud og registrere tid, eller for at sætte dig ind i, hvordan du bedst muligt afskriver din firmabil? Nej, vel? Vi ved, at det derimod handler om at bruge sine hænder, bygge noget fra bunden og arbejde med sit håndværk.

Derfor har vi lavet Håndværkerguiden, så du kan få et overblik over, hvordan du kommer af med de administrative byrder. Så er du selvstændig håndværker, eller overvejer du at blive det, så tag lige et kig på de næste sider og find ud af, hvor du enten kan spare nogle penge eller slippe for noget administration.

Idéen med guiden er at gøre det lettere at være selvstændig håndværker. Derfor er guiden også skrevet så enkelt og letlæselig som muligt.

Introduktion

Kørselsgodtgørelse
Hvis du bruger din private bil til virksomhedsærinder og ikke har bilen med i virksomhedens regnskaber, kan du få skattefri kørselsgodtgørelse efter statens takster. Skattefri kørselsgodtgørelse betyder, at du får en kompensation fra dit firma, fordi du stiller din private bil til rådighed. I praksis laver du et simpelt kørselsregnskab, der viser, hvor mange kilometer du har kørt på et år. SKAT har en sats, som du skal bruge til dit regnskab. Det beløb, du kommer frem til, kan du så udbetale til dig selv fra virksomhedens konto. Og endnu vigtigere – få fradrag for.

Kørsel op til 20.000 km pr år: 3,52 kr. pr. km

Kørsel ud over 20.000 km pr år: 1,96 kr. pr. km.

Derudover kan du få 54 øre pr. km, hvis du bruger egen cykel eller knallert. Ja, den er god nok! Du kan modregne penge, hvis du nupper din cykel, såfremt du fører kørselsregnskab. Kører du fx 100 km om måneden i din egen bil, kan du altså trække 352 kr. (3,52 x 100) skattefrit fra i din virksomhed. Husk, at du selv skal betale for benzin på turen, og at den ikke kan trækkes fra. Men lad os sige, at det koster dig 100 kr. i benzin at køre de 100 km. Så får du udbetalt 252 kr. skattefrit. Det er også en slags penge.

Du kan se beslægtede blogindlæg her: Kørselsgodtgørelse i enkeltmandsvirksomhed

Fradrag for moms ved kørsel i firmaejet bil
Hvorvidt du har krav på momsfradrag ved kørsel afhænger af, om bilen er på gule eller hvide plader, og af, hvordan bilen i øvrigt benyttes. Det er desuden også afhængigt af, om bilen ejes af virksomheden eller af dig privat. De følgende afsnit forudsætter, at bilen ejes af virksomheden. For firmabiler på gule plader er der fuldt momsfradrag både for købet af bilen og for bilens driftsomkostninger. Til gengæld skal der beregnes salgsmoms, hvis bilen sælges. Det betyder, at du IKKE må køre i bilen med private formål. Gør du det, risikerer du at skulle betale købsmomsen tilbage samt at blive beskattet af fri bil med tilbagevirkende kraft.

For biler med papegøjeplader (biler på gule plader, der også anvendes privat) er der fuldt fradrag for driftsomkostningerne, men intet momsfradrag ved købet af bilen. Her skal der heller ikke beregnes salgsmoms, hvis bilen sælges.

For biler på hvide plader er der som udgangspunkt hverken momsfradrag for køb eller for driftsomkostninger. Det betyder, at hvis du fx køber benzin for 125 kr. inkl. moms, så får du ikke direkte refunderet de 25 kr., som momsen udgør. Du får dog stadig skattefradrag for det fulde beløb.

Det vil sige, at i stedet for at få de fulde 25 kr. refunderet, får du indirekte refunderet ca. halvdelen – 12,50 kr. – i form af sparet skat.

I Billys Kørselsguide kan du læse mere om Skats mange regler og bestemmelser i forbindelse med kørsel i din virksomhed.

Oplagte fradrag til håndværkere

Moms ved køb af mad
Som hovedregel får du ikke fradrag for indkøb af mad til ansatte, men nogle gange kan der være fradrag alligevel.

Kommer der noget pludseligt overarbejde, som man ikke har forudset eller varslet forinden, kan man få fuldt momsfradrag, hvis man køber mad til sine ansatte i denne forbindelse. Det er vigtigt, at overarbejdet ikke er varslet og ikke sæsonbetinget. Det betyder, at hvis I en dag pludselig får en hasteopgave, der medfører, at de ansatte er nødt til at arbejde over, så kan du få fuldt fradrag for momsen.

Tager du dine medarbejdere med ud at spise på en restaurant, får du fradrag for en fjerdedel af momsen. Denne regel gælder kun, hvis maden indtages på restauranten. Det vil sige, at hvis I spiser for 1.000 kr. (hvoraf momsen er 200 kr.), så vil du kunne få refunderet en fjerdedel af de 200 kr. på din momsangivelse. Det vil sige, at 50 kr. bliver refunderet som købsmoms. Hvis du holder et møde i din virksomhed, og du køber mad ind til anledningen, kan du få fuldt fradrag for momsen, hvis mødet foregår inden for et fastsat tidsrum, og serveringen foregår under mødet. Køber du ind for 500 kr., vil du få refunderet 100 kr. på momsangivelsen. De forskellige typer af møder kan eksempelvis være bestyrelsesmøder, interne møder (med fagligt indhold) og interne kursusaktiviteter. Bemærk, at der kun er tale om møder, der afholdes i virksomhedens egne lokaler.

Beslægtet blogindlæg: Fradrag ved køb af mad

Moms ved køb af kaffe
Som selvstændige drikker vi meget kaffe, og af en eller anden grund har SKAT valgt at taksere det på en besynderlig måde. For at undgå problemer har vi her oplistet nogle overordnede guidelines, så du kan spare mest muligt.

Kaffe kan du som udgangspunkt ikke få fradrag for, men der er enkelte undtagelser – her er en af dem. Når du køber en pose kaffe, kan du faktisk få fuldt momsfradrag for den del af kaffen, der bliver serveret for dine kunder.

Med andre ord gælder det om at drikke rigtig meget kaffe, når du har kundemøder. Den del af kaffen, som dine medarbejdere drikker, kan du ikke få momsfradrag for. Med mindre man er meget konsekvent og adskiller kaffen i forskellige dåser, så vil man skulle bogføre sine kaffeudgifter efter et skøn.

Skattefradrag for arbejdstøj
Generelt kan man få fradrag for de udgifter, der i årets løb kan og skal sikre virksomhedens indkomst nu og fremover. Derfor kan en virksomhed trække arbejdstøj fra i regnskabet. Dog er der nogle meget skrappe regler og krav.

Arbejdstøj og uniformer, der er ejet af virksomheden.

Virksomhedens civilbeklædning med logo (må ikke anvendes privat).

Der skal være tale om specialbeklædning, der ikke er egnet til privat brug.

Lønmodtageren skal på grund af den specielle arbejdsbeklædning have udgifter til tøj, der er større end almindelige udgifter på områder, hvor der bliver brugt almindeligt tøj i arbejdstiden.

Udgangspunktet er, at udgifter til tøj er en privat udgift. Du kan dog undtagelsesvist få fradrag for merudgifter til arbejdstøj. Fradrag for merudgifter til arbejdstøj er omfattet af bundgrænsen på 6.300 kr. årligt i 2020, dvs. at der ikke gives fradrag for de første 6.300 kr. af udgiften.

Eksempel på tøj, som kan fradrages:
En tømrer har købt specialdesignet tøj med særlige lommer til værktøj, knæpuder og påsyede reflekser. Derudover er arbejdstøjet blevet påført virksomhedens logo og navn.

Medarbejdende ægtefælle
Er du gift, og deltager ægtefællen i virksomhedens drift, kan du få fradrag for det, man kalder ”medarbejdende ægtefælle”, på op til 246.400 kr.

”Medarbejdende ægtefælle” er en måde at flytte indkomsten fra din virksomhed og over til din ægtefælle og kan sammenlignes med, at du giver din ægtefælle løn (blot uden besværet med at blive oprettet som arbejdsgiver m.v.). Der er altså ikke tale om at overføre penge til ægtefællen – indkomstoverførslen sker kun på papiret.

Hvis din indtægt ligger over topskattegrænsen, og din ægtefælle ikke er ansat i din virksomhed, kan denne ordning være med til at reducere den topskat, du skal betale. Man skal selvfølgelig også tage højde for, om ægtefællens indkomst i forvejen ligger over topskattegrænsen, da det i så fald ikke vil give mening. Det skal også bemærkes, at beløbets størrelse skal kunne retfærdiggøres i ægtefællens arbejdsindsats i virksomheden.

Fradrag for fagforeningskontingenter
I 2020 er fradraget for fagforeningskontingenter 6.000 kr. Det vil sige, at dine ansatte har mulighed for at få fradrag op til 6.000 kr. for deres udgifter til kontingenter.

For kontingenter til A-kasse og efterløn er der ikke noget loft.

Som håndværker er du afhængig af opgaver fra dine kunder. De opgaver kommer kun, hvis de tilbud, du afgiver, bliver godkendt af kunden. Dette er altså en meget afgørende del af dit arbejde, når du er selvstændig. Derfor får du her 5 gode råd til, hvordan du får dine tilbud accepteret af dine kommende kunder.

1: Hvad er et tilbud?
Gør dig først og fremmest klart, hvad et tilbud er, og hvorfor du udarbejder det.

Et tilbud er en besked om, at du vil udføre et stykke arbejde for en bestemt pris. I Danmark er tilbud juridisk bindende, så når du først har afleveret det, så fanger bordet. Heldigvis er loven fair, og så snart kunden har accepteret et tilbud, er kunden også bundet. Om dit tilbud er sendt fra dit regnskabsprogram, pr. brev med underskrift eller bare i en e-mail er faktisk lige meget. Tilbuddet er lige bindende i alle tilfælde.

Fordelen ved et tilbud er selvfølgelig, at du og kunden har den samme klare forventning om, hvad der skal laves, og når I begge har accepteret, er du sikker på at få penge for opgaven.

2: Udregning af tilbud
Når du regner din forventede pris ud, er der mange hensyn at tage. Det vigtigste er dog, at din kunde kan forstå, hvordan du regner prisen ud. Det er altid 100 gange sjovere at betale en faktura, man forstår, frem for en, man ikke forstår.

Når du udregner tilbud, så husk at tage hensyn til:

Gør tilbuddet så konkret og specifikt som muligt.

Hvad er dit alternativ? Ville du kunne få en bedre betalt opgave et andet sted?

Forventet forbrug af materialer og timer.

3: Tidlig dialog med kunden
Når du udarbejder et tilbud, så har du mulighed for at afstemme dine forventninger med kunden og undgå senere konflikter. Derfor giver det mening at tage kunden med på råd tidligt.

Inden du laver dit tilbud, så spørg din kunde, hvad han eller hun forventer, at tilbuddet indeholder. Der kan være små ting, der er vigtige for kunden, men som du ikke har overvejet.

Spørg kunden, hvad der er vigtigst. Er det prisen, kvaliteten, eller måske at deadline bliver overholdt?

Hvad forventer kunden selv at yde i forhold til opgaven? Er der allerede materialer eller praktiske ting, som kunden vil sørge for er på plads?

4: Accept af tilbud
Inden opgaven igangsættes, er det vigtigt, at du får kundens accept af tilbuddet. Det sker typisk ved, at kunden underskriver tilbuddet. Først når du har kundens underskrift, må du påbegynde opgaven, ellers kan du risikere at udføre et stykke arbejde imod kundens ønske.

Hvis kunden i forbindelse med udførelsen af opgaven kommer med nye opgaver, er det vigtigt at oplyse kunden om, at disse opgaver ikke er indeholdt i tilbuddet, men afregnes særskilt. Såfremt de nye opgaver kan forsinke færdiggørelse af den oprindelige opgave, bør dette ligeledes oplyses til kunden.

5: Fakturaen
Når dit arbejde er udført, kan du sende din faktura. Hvis du vil øge chancen for at få din faktura betalt uden problemer og så hurtigt som muligt, er der et par hensyn, du kan tage:

Send din faktura med det samme, så din kunde stadig har arbejdet i frisk erindring.

Lad fakturaen ligne tilbuddet mest muligt. På den måde undgår du, at kunden får oplevelsen af at blive overrasket og derfor bliver uenig.

Sådan får du et ja til dit tilbud

Når du er selvstændig, kommer du ikke uden om at have mange daglige forhandlinger. Det kan være en forhandling med leverandører, kunder eller medarbejdere. Hvis det lykkes dig at forhandle effektivt, kan du både opnå besparelser, blive bedre betalt for dit arbejde og undgå konflikter. Derfor har vi samlet et par gode råd til dig, når du kommer ud i en forhandlingssituation.

1: Forbered dig
Inden du går ind til en forhandling, skal du være forberedt. Afgør med dig selv, hvad din smertegrænse er og vær klar til at forlade forhandlingen, hvis I ikke kan blive enige om noget, der ligger inden for din smertegrænse. Undersøg også, hvad der er vigtigt for den anden part. Er det prisen, der er afgørende for en kunde, eller er der nogle småting, du kan lave anderledes end normalt, og som vil have stor værdi for kunden?

2: Tag pauser
Vær ikke bange for at tage pauser i en forhandling eller bede om ekstra betænkningstid. Specielt hvis den anden part bringer noget nyt til bordet, du ikke havde overvejet. Der er ingen skam i at bede om tid til at overveje, om den beslutning, man tager, er den rigtige. Det er i alles interesse, at der ikke bliver aftalt noget, som den ene part finder ud af var en dårlig handel. Der vil motivationen og den efterfølgende relation lide.

3: Den, der taler, taber
Man siger, at den, der taler, taber, og det er der faktisk noget om. Når du lader den anden part tale, er det også den anden part, der må tage initiativ og komme med noget, som du så kan reagere på. Det kan for nogle være ubehageligt med en pinlig tavshed, men det kan være en meget lønsom strategi.

4: Fokuser på værdi
Nogle gange kan man godt glemme, at der er andre parametre end bare penge at forhandle om. Hvis du tager udgangspunkt i, hvad der er værdifuldt for den anden part, kan du ofte nå til en aftale, du får stor gavn af. Måske vil din kunde have stor gavn af en lidt længere betalingstid, eller også kan kunden være fleksibel med deadline, så du kan passe andre opgaver ind imellem. Samtidig kan en leverandør måske gå med til en god pris, hvis fakturaen bliver betalt up front.

5: Stil åbne spørgsmål
Når du starter en forhandling, så stil åbne spørgsmål, så du forstår dine muligheder og den anden parts behov, inden du fremlægger dit bud eller din pris.

Prøv med spørgsmål som: ”Hvad vil gøre projektet til en succes for dig?”, ”Hvad synes du ville være en fair løsning for os begge?”. Det er spørgsmål, der tvinger den anden til at dele sine præferencer og tage hensyn til dine muligheder.

Forhandlingstips

Mange håndværksvirksomheder oplever, at de ikke har overblik over virksomhedens indkøb eller over medarbejdernes forbrug af timer og materialer – grundlæggende mangler mange overblikket over virksomhedens drift.

Når overblikket mangler, påvirker det umiddelbart medarbejdernes og virksomhedens effektivitet, og i sidste ende kommer det manglende overblik og ineffektiviteten til at koste virksomheden og dens ejere penge – mange penge.

Elektronisk sagsstyring gør den normale, papirtunge administration meget lettere og langt mere effektiv, og samtidig mindsker det risikoen for, at man ikke får registreret alle materialer og det korrekte antal samt de brugte timer. Samtidig kan du anvende dine egne kvalitetsdokumenter.

Med andre ord er elektronisk sagsstyring, at man kan samle, registrere og skrive timer og materialer, når man står på pladsen – og ikke flere dage efter, når man har glemt halvdelen.

Ordre og tilbud kan oprettes enten på kontoret som en del af planlægningen af medarbejdernes tid – eller af den enkelte medarbejder, mens vedkommende er ”i marken”. Medarbejderne kan være virksomhedens bedste sælgere.

Registrer tid og materialer, mens du laver arbejdet, og lad kunden betale for din tid. Samtidig kan du være sikker på, at du husker at få registreret alt, der skal faktureres til kunden.

Foto-dokumentation, tegninger m.v. placeres på den enkelte sag. Så har du altid overblik over dokumentationen på den enkelte sag, og den kan deles med kunden som bevis for opgavens udførelse. Sendes dokumentationen sammen med fakturaen umiddelbart efter arbejdets færdiggørelse, er der ofte ingen indsigelser til den udførte opgaves kvalitet eller eventuelle mangler.

I Minuba sagsstyring følger dine registreringer den enkelte sag – fra tilbud til faktura – så du igennem hele forløbet har overblik over handlinger, hændelser og medarbejdernes noter.

Fakturer, så snart opgaven er færdig, og undlad at være bank for dine kunder. Med Minubas elektroniske sagsstyring kan virksomheder fakturere afsluttede opgaver, når den anvendte tid og de anvendte materialer er registreret, og mens medarbejderne sidder hos kunden.

Minuba tilbyder råd om og vejledning i, hvordan du anvender systemet, så der skabes en markant overbliks- og effektivitetsforbedring i din virksomhed.

Både salgs- og købsfakturaer sendes direkte til Billy, så de er klar til bogføring, hvilket igen sparer virksomheden for besværlige arbejdsgange og unødigt tidsforbrug.

Ledelsesoverblik. Her tager du ”temperaturen” på virksomhedens økonomiske situation fra dag til dag. Derved har du lynhurtigt overblik over virksomhedens drift og over, hvordan ordrebogen ser ud nu og frem i tiden.

Samtidig kan du se, hvor mange og hvor store sager der er klar til fakturering, så du selv kan være med til at påvirke din likviditet i positiv retning.

Fordelen for dig som håndværker eller servicevirksomhed er overblikket, den øgede effektivitet og den forbedrede likviditet. Overblikket får både den enkelte medarbejder, administrationen og virksomhedens ledelse.

Mere information får du ved at ringe på 70 70 20 37 eller ved at skrive til info@minuba.dk.

Sags- og ordrestyring

Måske er du lige startet som selvstændig, måske har du været i gang i et stykke tid. Fælles er dog, at der skal nye kunder til ind imellem. Derfor har vi samlet et par gode råd til at få flere kunder:

1: Udfør et godt stykke arbejde
Det er måske noget, du allerede ved eller har hørt før, men mund til mund-metoden er den mest effektive til at få nye kunder. Det kræver dog, at du leverer et godt stykke arbejde. Det kan du selvfølgelig endnu ikke have gjort som helt ny, men når du udfører dine første opgaver, så husk at levere 10 % mere, end du har lovet.

2: Få styr på din hjemmeside
Få oprettet en hjemmeside. Den skal ikke koste det store, men blot være en simpel platform til at blive fundet og kort og konkret forklare, hvad du kan. Hjemmesiden skal ikke koste eller kræve det store. Der findes mange udbydere, der kan lave en pæn og billig hjemmeside.

at fortælle, hvem dine kunder typisk er og

at fortælle, hvilke konkrete opgaver du kan løse.

Det gør det let for en besøgende at identificere sig som en potentiel kunde hos dig og føle, at han eller hun kan få løst sit problem.

Sørg også for at få taget gode billeder af dine projekter og for at få nogle gode udtalelser fra dine kunder.

3: Lad være med at dumpe dine priser
Tag ikke en opgave for enhver pris! Når du først har taget en opgave til en for lav pris, opstår der en masse problemer. Du vil ikke være motiveret og derfor levere for lav kvalitet, hvilket kan koste kunder i fremtiden. Du kan gå glip af bedre betalte opgaver, og samtidig vil du vænne dine kunder til urealistisk lave priser. Kræver dine kunder urealistisk lave priser, så fokuser på den værdi, du skaber, og hold så din pris på et niveau, der giver mening for dig.

4: Tag ikke opgaver, du ikke kan klare
Får du tilbudt en opgave, du ikke kan løse med en passende kvalitet, så sælg den videre til en anden. En sur kunde er ikke den dårlige omtale og tiden værd.

5: Annoncer lokalt
Som håndværker yder du hovedsagelig din service lokalt. Derfor skal du også annoncere lokalt. Det kan gøres på flere måder:

Lokal Google AdWords. Er du f.eks. tømrer i Viborg, kan du betale Google for at få vist reklamer KUN til dem, der søger på Google efter en tømrer og bor i Viborg.

Undgå udgåede annoncemodeller som f.eks. Krak. Det er svært at måle og giver som regel ikke meget igen.

Sådan får du kunder

Vi har i samarbejde med LaserTryk.dk sørget for, at du kommer billigst muligt fra start, når du skal have skilte til din byggeplads.

LaserTryk.dk producerer kvalitetsskilte i enhver størrelse i robust materiale, som tåler vind og vejr. De er meget velegnede til byggepladser.

Bestillingen afsendes efter fem hverdage. Haster det, kan de tilbyde ekspresproduktion på 48 timer mod et gebyr på 500 kr.

Skal du bruge andet end skilte til din virksomhed?
LaserTryk.dk producerer alt fra visitkort, brevpapir, kuverter og brochurer til T-shirts og diverse marketingmateriale. Se mere på www.lasertryk.dk.

Rabatter hos LaserTryk.dk

I håndværkerguiden kan du læse om, hvordan du kommer af med de administrative byrder og gøre arbejdet som selvstændig håndværker lettere.

Din håndværkerguide

Forhandlingstips

Få guiden som e-bog

Få overblik over din økonomi

Om os

Revisor

Samarbejde

Links

Kapitler

Din håndværkerguide

Forhandlingstips

Få guiden som e-bog

Få overblik over din økonomi

Om os

Revisor

Samarbejde

Links