Årsafslutning og årsregnskabet venter lige om hjørnet. Derfor har vi skrevet denne guide, som hjælper dig med at gøre dit regnskab klar til årsafslutningen.

Formålet med guiden er, at du får dit regnskab til at stemme, så du nemt kan få udarbejdet dit årsregnskab i Billy eller i samarbejde med din revisor. Hvis dit regnskab stemmer, sparer du eller din revisor tid og kræfter på at lave nye bankafstemninger og rette fejlposteringer og lignende.

Det betyder, at du i stedet kan bruge dine ressourcer på at planlægge næste års strategier og udvikle din virksomhed.

I Billy kan du nemt få udarbejdet en komplet årsafslutning, efter du har afstemt dit regnskab. Du får en professionel opgørelse over din virksomheds drift for året samt en selvangivelse.

Hvis ikke du kender Billy, så tilbyder vi et regnskabsprogram til virksomhedsejere, som gerne vil have et nemt økonomisk overblik.

Introduktion

Når du skal afstemme dit regnskab, er bankkontoen det første, du skal kigge på. Det skal du, fordi det er alfa og omega, at dine bankkonti stemmer på kroner og ører. Det betyder, at det tal, der står på din Billy-bankkonto, skal matche 100% med din konto i banken.

På den måde sikrer du, at din bogføring er korrekt, og du er ét skridt nærmere at indberette den korrekte moms og levere et færdigt regnskab.

Du kan afstemme dine bankkonti på et par forskellige måder, men den mest almindelige måde er, at du laver et udtræk fra din bankkonto og matcher udtrækket op imod din bogføring i Billy. Hvis du opdager, at der er en dato, hvor bankkontoen ikke stemmer med din bogføring, har du enten glemt at bogføre en postering eller bogført forkert.

Du retter eventuelle fejl ved at oprette en regning, faktura eller kassekladdepostering indtil, at banken stemmer på kroner og ører.

I Billy finder du din bankkonto ved at gå til regnskab > bankkonti.

Hvis du gerne vil have posteringerne fra Billy ud i et Excel-ark, skal du gå til regnskab > kontoplan > vælg bankkontoen > sæt dato intervallet > klik eksportér.

Når du henter udtrækket fra din bank, bør det minde om dette.

Du kan også vælge at bruge Billy Banksynkronisering til at afstemme din Billy-bankkonto med din konto i banken.

Du kan læse mere om, hvordan du bruger banksynkroniseringen i Billy.

Bankkonto

Når du har tjekket, om dine bankkonti er afstemt, skal du gennemgå, om du har fået bogført alle dine udgifter og udlæg for 2019.

Når du gennemgår, om du har fået bogført alle regninger og udgifter, skal du huske, at det er fakturadatoen og ikke betalingsdatoen, som er bestemmende for moms- og skattefradrag samt, hvornår en udgift skal indregnes.

Selvom betalingsdatoen først er i 2020, skal omkostninger og udgifter fra i år med i regnskabet for 2019. Det vil sige, at har du fået en regning i slutningen af december, men du først betaler den i januar 2020, så skal udgiften stadig indregnes i 2019 regnskabet.

Det samme gælder for udlæg. Det er fakturadatoen, der gælder.

Hvis du har haft private udlæg eller rejseudgifter i år, så husk at få dem med i regnskabet. Det kan være, at du har lagt ud for ting, som reelt set skal betales af firmaet, eller at du har haft udgifter i forbindelse med en rejse, hvor du eksempelvis kan trække kost, logi og transport fra.

Det er vigtigt, at du har dokumentation og bilag på dine udlæg.

Udgifter og udlæg

Derefter skal du sørge for, at det der står som tilgodehavender og skyldnere i dit Billy-regnskab, stemmer overens med virkeligheden. Det gør du ved at afstemme debitorer og kreditorer.

Find ud af om tilgodehavender (debitorer) og skyldnere (kreditorer) stemmer i regnskabet.

Du får hurtigt et overblik ved at lave et udtræk over debitorer og kreditorer fra dit regnskab i Billy. Udtrækket laver du ved at gå til regnskab > eksport > og vælge debitorliste eller kreditorliste. Når du afstemmer, er det en god idé at notere på udtrækkene, om regningerne og fakturaerne er blevet betalt i den løbende måned.

Det er vigtigt, at du er opmærksom på, at der ikke må være en difference mellem kreditorlisten og kontoen Skyldnere til leverandører. Tilsvarende må der heller ikke være difference mellem debitorlisten og kontoen Til gode hos kunder.

Hvis der er en difference, kan det skyldes, at du har bogført manuelt på kontoen igennem kassekladden eller lignende. For at finde de(n) postering(er), som er årsag til differencen, kan du eksempelvis gå ind på kontoen Til gode hos kunder og søge efter ”kassekladde”. Så vil posteringerne fra kassekladden blive vist.

Du skal også kontrollere, om du har andre tilgodehavender i dit regnskab, og om disse tilgodehavender er indregnet korrekt i regnskabet. Det kan eksempelvis være depositummer eller tilgodehavender fra Teller, Nets, Stripe eller Paylike. Dine tilgodehavender skal være fremvist i din balance på aktivsiden.

Tilgodehavender og skyldnere

Hvis din virksomhed sælger produkter, som du har liggende på lager, skal du lave en optælling af lageret i forbindelse med årsopgørelsen for at udregne lagerets værdi. Her skal du også indregne spild – altså varer på lageret som er gået i stykker, er returneret eller har generel ukurans.

Når du har optalt dit lager og regnet værdien af varelageret ud, skal du i gang med at rette lagerbeholdningen i balancen i Billy.

I dette eksempel kan vi se, at den bogførte værdi er på 40.000. Hvis du eksempelvis havde lavet en optælling og fundet ud af, at din lagerværdi i virkeligheden er 50.000 kr., så skal du ind i kassekladden og lave en regulering.

Hvis lageret skal opskrives på grund af lagertilgang, skal du debitere konto 5830 Varelager og kreditere konto 1260 Regulering af varelager.

Og hvis lageret skal nedskrives på grund af lagerafgang, skal konto 5830 Varelager krediteres og konto 1260 Regulering af varelager debiteres.

Du kan læse mere om, hvordan du regulerer dit lager her

Til sidst skal du ende ud med en beregning af den faktiske værdi på lageret.

Lager

Hvis du driver et selskab og udbetaler løn til dig selv og evt. medarbejdere, skal du afstemme lønposterne i regnskabet. Det gør du ved at tage sidste lønseddel og se om balance- og driftskontiene stemmer overens.

Dette eksempel på en månedsløn skal bogføres sådan her:

Når du bogfører på denne måde, kommer kontiene til at stemme med det, der står ved posten Hele året i både driften og balancen. Du finder posten Hele året under regnskab > resultatopgørelse eller balance.

Når du har afstemt løn, skal din resultatopgørelse og balance stemme med dit lønsystems afstemningsliste for året.

Hvis du driver en enkeltmandsvirksomhed udbetales lønnen af virksomhedens overskud. Det vil sige, at du laver en privat hævning, som bliver trukket fra din bank og din egenkapital.

Du kan læse mere om, hvordan du udbetaler løn til sig selv som enkeltmandsvirksomhed her eller i vores lønguide.

Løn

Det er også vigtigt, at du kontrollerer, at dine momsværdier er korrekte og registreret korrekt. Men der er mange faktorer, som spiller ind, når du skal afstemme momsen. Derfor vil vi ikke beskrive alle fremgangsmåderne her men blot vise, hvordan du hurtigt kan identificere, om der er fejl i beregningen af din moms.

Du tjekker for eventuelle fejl ved at gå ind på momsopgørelsen i Billy og se på grundlaget (regnskab > momsopgørelse > vælg periode > vis grundlaget). Grundlaget er en oplagt mulighed for at kontrollere, om der er uoverensstemmelser.

I grundlaget kan du også tjekke, om der er momsværdier, som er indregnet forkert ved at kontrollere, om alle regninger, fakturaer og posteringer, som er bogført med moms på, stemmer overens med antallet af fakturaer og regninger, du har.

Derudover er det en generel regel, at der skal stå et beløb under Nettobeløb, 25% under Sats, 25% af nettobeløbet under Beløb ved hver post i grundlaget. Balancen viser den løbende balance.

Hvis ikke der står som beskrevet, kan det tyde på en bogføringsfejl. Står der eksempelvis 0% under Sats, kan der være sket en fejl, men der kan dog være tilfælde, hvor det er meningen, hvis du eksempelvis har bogført direkte ind på en momskonto i kassekladden.

Har du eksempelvis haft kundemøder eller restaurantbesøg med potentielle samarbejdspartnere, kan du benytte dig af den såkaldte repræsentationsmoms (kvartmoms), som giver et fradrag på 6,25 % af udgiften. Denne vil også fremgå i momsopgørelsen.

Hvis du har lavet en afdragsordning på momsen, kan du afstemme det ved at gå ind og se på kontokortet under ”Skattekontoen” på TastSelv Erhverv her.

Her kan du se en liste over indberettet moms og indbetalingerne. Hvis der er uoverensstemmelse, kan det skyldes, at du har indberettet et forkert beløb i forhold til det, der står i Billy. Eller der kan være sket en rettelse i regnskabet, så der er kommet en efterindberetning, som du endnu ikke har registreret hos SKAT.

Moms

Det er ikke alle virksomhedsejere, der ved det, men alle virksomheder har en skattekonto hos SKAT, som giver et samlet overblik over virksomhedens løbende mellemværender med SKAT.

Når du har afstemt momsen, skal du også afstemme skattekontoen hos SKAT. Her skal balancen på skattekontoen i Billy stemme overens med saldoen hos SKAT. Du finder som sagt skattekontoen på TastSelv Erhverv.

Hvis du i forvejen kender til skattekontoen hos SKAT, kan du let afstemme overførslerne mellem din virksomhed og SKAT og se, om du har mellemregninger med dem. Her skal du i din afstemning huske at tage forbehold for skyldig A-skat og skyldig AM-bidrag, som bør ligge på hver deres skyldig konto i balancen. Skyldig rente og andet skal matche skattekontoen.

Kender du ikke til skattekontoen, kan det være indviklet at afstemme, fordi SKAT blander moms, renter, skyldig AM-bidrag og meget andet sammen.

For at hjælpe dig har vi skrevet en mere dybdegående guide om afstemning af skattekontoen hos SKAT. Du finder guiden her.

Skattekontoen

Du skal selvfølgelig også have styr på dine afskrivninger, når du afstemmer dit rengskab og laver årsafslutning. Derfor skal du holde øje med dine aktiver, og hvis du i løbet af året har købt en vare til mere end 14.100 kr., skal den indskrives i virksomhedens balance som et aktiv, og der skal løbende afskrives på aktivet.

Når man beregner sine afskrivninger, udarbejder man et anlægskartotek til formålet. Hvis du er ferm regnskabsteknisk, kan du selv udregne afskrivningerne på dine aktiver, men normalt er det en opgave for en revisor.

Hvis du er i tvivl om, hvordan du skal lave dine afskrivninger, så tag fat i din revisor, eller skriv til billy@billy.dk, så kan vi sætte dig i kontakt med en regnskabskyndig.

Aktivering og afskrivning

Hvis du har haft et regnskab, inden du begyndte at bruge Billy, skal du huske at indtaste din åbningsbalance i Billy, så din bankkonto, skyldnere, moms m.m. stemmer.

For at indtaste din åbningsbalance går du til indstillinger > regnskabsindstillinger > ret åbningsbalance

I feltet åbningsdato skal du indtaste den dato, som balancerne gælder fra. Hvis du eksempelvis skiftede til Billy den 1. januar 2015 og ikke har indtastet fakturaer eller regninger i Billy før denne dato, skal du altså skrive 31-12-2014 i feltet. Derefter udfylder du saldi på de konti, som har en saldo. Hvad der skal stå på hver konto afhænger af dit tidligere regnskab, som saldobalancen gælder fra. Ofte vil du kunne udtrække en saldobalance fra dit tidligere regnskabsprogram eller få dem fra din revisor eller bogholder.

Husk, at dit regnskab altid skal balancere, og at Debet i alt og Kredit i alt skal gå op med hinanden.

Det vil sige, at følgende skal gælde:
Aktiver + Udgifter = Passiver + Egenkapital + Indtægter

Dette kaldes også for regnskabsligningen, og den er hovedprincippet i det dobbelte bogholderi, som Billy også bruger. Det er dog ikke et begreb, du støder på, når du i hverdagen bruger Billy.

Åbningsbalance

Når du har gennemgået de foregående punkter og sikret dig, at alt er, som det skal være, kan du koncentrere dig om dit årsregnskab.

I dette afsnit kan du blive klogere på årsregnskabets struktur og generelle opsætning. Du finder også ud af, hvilke rubrikker hos SKAT der svarer til dem i årsopgørelsen, og hvilke tal du skal bruge fra Billy, når du bruger standardkontoplanen.

Hvis du skulle være i tvivl om nogle af punkterne, er du altid velkommen til at tage kontakt til en af vores dygtige rådgivere. Hvis du har et selskab, der er underlagt mange komplekse regneregler, kan det være nødvendigt at få hjælp af en revisor eller bogholder på dele af årsrapporten.

Billederne viser, hvordan en resultatopgørelse og balancen kan se ud i en årsopgørelse.

Når aktiverne og passiverne opgøres er det vigtigt, at de altid stemmer overens. Balancen stemmer nemlig først i regnskabet, når aktiverne og passiverne ender på det samme beløb.

Her skal din nettoomsætning oplyses. I Billy er det en sum af kontiene 1110 til 1160, som ender ud i konto 1199 Indtægter i alt. Nettoomsætningen er rubrik 320 hos SKAT.

I Billy er det en sum af kontiene 1200 til 1280, som ender ud i konto 1299 Salgsomkostninger i alt. Vareforbrug skal ind i rubrik 321 hos SKAT.

Eksterne omkostninger er resten af dine omkostninger udover løn, afskrivninger, renter og skat. Det betyder, eksterne omkostninger i Billy er summen af kontogrupperne: 1599 Lokaleomkostninger i alt, 1799 Marketing- og rejseomkostninger i alt, 1799 Bilomkostninger i alt og 1899 Administrationsomkostninger i alt.

Her er alle omkostningerne vedrørende dit personale. Det kan eksempelvis være lønudgifter og personalepleje. I Billy finder du beløbet på konto 1499 Lønomkostninger i alt.

Af- og nedskrivninger af materielle og immaterielle anlægsaktiver

I dette felt skal du indtaste årets afskrivninger på dine materielle og imma- terielle anlægsaktiver. Beløbet finder du på kontoen 2010 afskrivninger. Afskrivninger skal ind i rubrik 326 hos SKAT.

Årets resultat finder du i Billy ved at gå til regnskab > resultatopgørelse og kigge nederst på siden. Årets resultat skal indskrives ind i rubrik 327.

De samlede immaterielle anlægsaktiver finder du på konto 5299 Immaterielle anlægsaktiver i alt i Billy. De immaterielle anlægsaktiver indgår som en del af dine samlede aktiver, som indskrives i rubrik 330 hos SKAT.

De samlede materielle anlægsaktiver finder du på konto 5399 Materielle anlægsaktiver i alt i Billy. De materielle anlægsaktiver indgår som en del af dine samlede aktiver, som indskrives i rubrik 330 hos SKAT.

De samlede finansielle anlægsaktiver finder du på konto 5499 Finansielle anlægsaktiver i alt i Billy. De finansielle anlægsaktiver indgår som en del af dine samlede aktiver, som indskrives i rubrik 330 hos SKAT.

Varelageret er dine råvarer, som du har liggende på lageret. I Billy finder du varelageret i balancen på konto 5830 Varelager. Hos SKAT skrives varelageret i rubrik 329.

Tilgodehavende for salg og tjenesteydelser

Tilgodehavende for salg og tjenesteydelser svarer til konto 5810 Til gode hos kunder i Billy. Hos SKAT skrives tilgodehavenderne i rubrik 330 sammen med dine samlede aktiver.

Hvis du har andre tilgodehavender end Til gode hos kunder, skal det ind her. Typisk er det konto 5820 Til gode hos leverandør. Hos SKAT skrives de i rubrik 330 sammen med dine samlede aktiver.

Egenkapitalen indgår i din virksomheds passiver i balancen og beskriver den del af en virksomheds finansiering, som er tilvejebragt af dens ejere. Du finder den totale egenkapital ved at se på konto 7199 Egenkapital i alt i balancen i Billy. Hos SKAT skrives egenkapitalen ind i rubrik 331.

Leverandør af varer og tjenesteydelser svarer til konto 7320 Skyldner til leverandører i Billy.

Hvis du har anden gæld end skyldner til leverandører, skal det ind her. Det kan eksempelvis være skyldig skat, ATP, AM-bidrag eller diverse lånoptagelser.

Årsregnskab

Vi håber, at guiden her hjælper dig med at få bedre styr på, hvordan du afstemmer dit regnskab, så du kan bruge tid på ting, der er sjovere end at få et regnskab til at gå op.

Husk, at vi er altid klar til at hjælpe dig, hvis du skulle have brug for vejledning eller gode råd. Og hvis du synes, at denne guide gav dig værdi, så send den videre til en af dine virksomhedsvenner med en varm hilsen fra Billy og et held og lykke med din virksomhed.

Held og lykke med dit regnskab

Sådan får du dit regnskab til at stemme, så du nemt kan få udarbejdet dit årsregnskab i Billy eller i samarbejde med din revisor.

Din årsafslutningsguide

Løn

Få guiden som e-bog

Få overblik over din økonomi

Om os

Revisor

Samarbejde

Links

Kapitler