- 1. Hvad er et tilbud?
- 2. Udregning af tilbud
- 3. Hvad skal et tilbud indeholde? Krav til udarbejdelse af tilbud
- 4. Accept af tilbud
- 5. Efter tilbuddet kommer fakturaen
Jeg vil i dette blogindlæg give dig et overblik over, hvad du skal være opmærksom på fra start til slut ved brug af tilbud.
1. Hvad er et tilbud?
Et tilbud er virksomhedens bindende tilsagn om at udføre et nærmere defineret stykke arbejde til en bestemt pris. Du skal derfor være sikker på, at du kan leve op til de betingelser, som du fremsender i tilbuddet.
Prøv Billys tilbudsmodul gratis i 14 dage
2. Udregning af tilbud
Når du skal udarbejde et tilbud, er der flere ting, du skal tænke over, inden du begynder at regne på prisen. Det kan være:
- Forventet brug af ressourcer (antal timer, materialer, bil m.m., eksterne konsulenter)?
- Hvornår kan opgaven påbegyndes?
- I hvilken rækkefølge skal opgaven udføres?
- Hvornår kan opgaven forventes afsluttet?
- Hvad kræver opgaven af kunden?
3. Hvad skal et tilbud indeholde? Krav til udarbejdelse af tilbud
Der er nogle brancher, der har regler og standarder for, hvordan et tilbud skal udarbejdes, bl.a. inden for bygge- og anlægssektoren. Når der ses bort fra disse regler og standarder, er der ingen formelle krav til udarbejdelse af tilbud.
De tanker, du gjorde dig i forbindelse med udregning af tilbuddet, kan blive til elementer, der fremgår af tilbuddet. Bl.a. skal tilbuddet indeholde en beskrivelse af opgaven og oplysning om den periode, hvori tilbuddet er gældende, f.eks. fra underskriftsdatoen og 4 uger frem, således at du sikrer dig, at der ikke sker ændringer på markedet.
Endvidere kan et tilbud indeholde (varierer efter opgavens omfang og kompleksitet):
- Forudsætninger
- Kundens rolle
- Tidspunkt for arbejdets forventede afslutning.
4. Accept af tilbud
Inden opgaven igangsættes, er det vigtigt, at du får kundens accept af tilbuddet. Det sker typisk ved, at kunden underskriver tilbuddet. Først når du har kundens underskrift, må du påbegynde opgaven, ellers kan du risikere at påbegynde en opgave, som kunden ikke ønsker.
Hvis kunden i forbindelse med udførelsen af opgaven kommer med nye opgaver, er det vigtigt at oplyse kunden om, at disse opgaver ikke er indeholdt i tilbuddet og afregnes særskilt. Såfremt de nye opgaver kan forsinke færdiggørelse af den oprindelige opgave, bør dette ligeledes oplyses til kunden.
5. Efter tilbuddet kommer fakturaen
Når opgaven er udført, er det vigtigt at fremsende en faktura til kunden.
Dette er vigtigt, da, som tidligere anført, et tilbud er virksomhedens bindende tilsagn om at udføre et nærmere defineret stykke arbejde til en bestemt pris. Tilbuddet er således ikke en opkrævning for det udførte arbejde.
Derimod er fakturaen det dokument, der specificerer og opkræver betaling for de varer eller ydelser, som er aftalt mellem leverandør og kunde. En faktura oplyser om antal, priser og betalingsbetingelser.
Så husk altid at fremsende fakturaen, når opgaven er afsluttet. Det er vigtigt, at fakturaen sendes kort tid efter, at opgaven er udført, dels fordi det giver en bedre likviditet, og dels fordi kunden har opgaven i frisk erindring.
Denne artikel er skrevet af
John Hoffmann, Mercantor
Mercantor har specialiseret sig i at servicere mindre virksomheder og administrerer alt lige fra bogholderi til lønservice og debitorstyring. Derudover har Mercantor stor erfaring i at rådgive iværksættere med etablering af virksomhed, gennemgang af forretningsplaner og udarbejdelse af budgetter.
