Et regnskabsprogram kan være mange ting og det er vigtigt, at man finder den løsning, der passer bedst til de behov, man har. Så her vil vi se på nogle af de forskellige typer regnskabsprogrammer, der findes, hvordan de typisk bruges, hvordan disse programmer gør det muligt at gemme, administrere og analysere økonomisk data og vi vil diskutere nogle af de fordele og ulemper, som man finder ved hver enkelt type.
Programmer til privatøkonomi
Der findes tusinder af softwareløsninger, der kan hjælpe folk med at holde styr på deres privatøkonomi. Langt de fleste giver dig overblik over dine indtægter og udgifter og kan, ved hjælp af budgetter, give dig den information du skal bruge, når du skal planlægge din økonomiske fremtid og træffe finansielle beslutninger.
Fordele:
Disse programmer er relativt billige, mange er endda gratis. De er ofte intuitive og brugervenlige og nogle af de mere avancerede kan integreres med din netbank, så du ikke behøver at bruge en masse tid på at indtaste data.
Ulemper:
Nogle programmer er lidt for simple – nogle gange i en sådan grad, at de ligefrem mangler nogle af de allervigtigste funktioner, som man skal bruge her i vores moderne, mere sofistikerede, økonomiske verden. De mere simple programmer tager kun højde for de penge, der kommer ind og går ud, så det eneste du i virkeligheden kan bruge det til er, at holde styr på dine indtægter, udgifter og kontanter. Funktioner i forhold til fx aktiver, gæld og formue er noget man sjældent finder og derfor kan det være svært, om ikke umuligt, at redegøre for et hus købt med et realkreditlån i disse systemer. Nogle udbydere har forsøgt at løse dette problem, men til dato har resultatet været meget begrænset, fordi funktioner som disse (gæld, aktiver, osv.) kræver, at brugeren har et godt kendskab til basale regnskabsfunktioner som fx dobbelt bogføring, og er i stand til at bruge dem. Men det er langt fra alle, der har helt styr på disse ting og derfor foretrækker udbydere af denne programtype helt at undlade at bygge det ind i deres systemer.
Et andet minus, der også er vigtigt at tage med, er, at programmer til privatøkonomi ikke er lavet så de også kan bruges ved virksomhedstransaktioner og fungerer derfor typisk ikke i overensstemmelse med skatte- og regnskabsmæssige love og regler. Det betyder, at en iværksætter ikke vil kunne administrere både sin privatøkonomi og sin virksomhedsøkonomi i et og samme program.
Regnskabsprogrammer
Selvom om ordet ”regnskabsprogram” dækker ret bredt (der kan være enorm stor forskel på de enkelte programmer), så er det nu engang nødvendigt for virksomheder at bruge et regnskabsprogram i en eller anden afskygning til at holde styr på økonomien. Her får du nogle af de mere generelle fordele og ulemper:
Fordele:
Et regnskabsprogram gør det muligt at måle virksomhedens formue. De fleste programmer opererer i overensstemmelse med skatte- og regnskabsmæssige love og regler og de mere avancerede programmer kan også integreres med netbanker. Den største fordel er, at et godt regnskabsprogram er et rigtig godt redskab, som gør det muligt at træffe gode, fornuftige økonomiske beslutninger.
Ulemper:
De fleste regnskabsprogrammer er ikke specielt brugervenlige, da de er lavet eksklusivt til revisorer. Basale regnskabsmæssige principper er ikke almen viden blandt iværksættere og præcis hvor vigtige disse principper er, bliver desværre ofte kraftigt undervurderet. Det har ført til mange sørgelige historier og ikke mindst konkurser.
Man køber som regel et regnskabsprogram ved enten at betale et engangsbeløb eller via et abonnement. Priserne varierer i forhold udbyderens markedsposition, hvor avanceret programmet er og hvor mange ekstra moduler man køber oveni (tilgodehavender, gæld, løn, osv.).
Regnskabsprogrammer er som regel ikke gode til integration. Med det mener jeg, at man kun får regnskabsfunktioner, men at man ikke samtidig har mulighed for at administrere andre vigtige områder i virksomheden, som fx produktion, salg, kundeservice, human resources, indkøb og så videre. Der er i øjeblikket ingen kommercielt tilgængelige regnskabssystemer, der giver mulighed for automatisk at sammenlægge data fra flere virksomheder med samme ejer.
ERP-systemer (Enterprise Resource Planning)
ERP-systemer integrerer interne og eksterne administrative oplysninger på tværs af en organisation, herunder økonomi og regnskab, produktion, salg og service, osv. og automatiserer disse aktiviteter ved hjælp af integreret software. Formålet med ERP-systemer er at lette flow’et af information imellem alle afdelinger i en organisation og at administrere forbindelsen til aktører udenfor organisationen. ERP-systemer kan køre på en bred vifte af computer hardware og netværkskonfigurationer, typisk ved at anvende en database som informationslager.
Fordele:
ERP-systemer bliver skræddersyet og designet specielt til en (stor) organisation. Dette betyder, at systemet er strømlinet med præcis denne organisations struktur og processer. ERP-systemer gør det muligt at have et større adgangshierarki og dermed kontrollere og adskille opgaver brugerne imellem. Det at sammenlægge mange forretningsaktiviteter på ét sted, kan potentielt føre til store besparelser, hurtige processer og ordentlig, fyldestgørende data.
Ulemper:
Da ERP-systemer laves specielt til en specifik organisations behov, kan det tage rigtig lang tid at implementere – helt op til et år. Oveni det, hvis systemet ikke er implementeret ordentligt, kan det føre til store problemer så som besværlige eller tidskrævende processer, tab, ringe service i forhold til kunder, leverandører og andre, mangelfuld data og rapporter fyldt med fejl, for bare at nævne nogle få. Den største ulempe ved ERP-systemer er prisen – disse systemer kan sagtens koste flere millioner.
Husk: Det perfekte regnskabsprogram, der opfylder alles behov, findes ikke. Men du vil med al sandsynlighed kunne finde et program, der passer rigtig godt til dig og de behov du har og som samtidig også kan hjælpe dig opnå den succes, du søger. Tag fx en rundtur Billy’s Billing og se om det er noget for dig.
Artiklen er oversat fra engelsk, skrevet af Ivan Petkov, gæsteblogger fra gotwealth.net og findes også på vores amerikanske blog under titlen Choosing Financial Management Software.
