For at kunne arbejde lige så effektivt hjemmefra som på kontoret, kræver det en god kommunikation med sine kolleger og sit team. Heldigvis lever vi en digital verden, hvor der findes et hav af værktøjer til både kommunikation, videokonferencer, opgavestyring og meget mere. Det store spørgsmål er bare, hvilke værktøjer, du skal bruge? Derfor har vi i dette blogindlæg samlet de værktøjer, som vi i Billy benytter os af, til at få vores nye digitale arbejdsplads til at fungere.
Alle nedenstående værktøjer er nogen, som vi bruger til hverdag i Billy og ikke kun, når vi arbejder hjemmefra.
Slack
Når vi ikke kan kommunikere med hinanden i “virkeligheden”, er vi nødt til at kommunikere online. I Billy bruger vi det gratis chat-programmet, Slack, til at kommunikere med hinanden. Slack er nemt at bruge, og det er et godt program til hurtigt at komme i kontakt med sine kolleger. Du kan også oprette en kanal, hvor du kan kommunikere med hele dit team. Udover at chatte med hinanden, kan du også foretage videoopkald, hvor du let kan dele din skærm med andre.
Fremfor at kommunikere over mail, som ofte kan blive en langsommelig proces, er Slack et godt chat-program til, når du f.eks. hurtigt skal have svar på et spørgsmål eller har noget, du gerne vil dele med flere på en gang.
Asana
For at få et overblik over vores projekter og arbejdsopgaver i Billy, bruger vi Asana. Asana er et godt værktøj til opgavestyring og planlægning. I Asana kan du have forskellige igangværende projekter eller emner, hvor du kan oprette opgaver til dig selv og andre. Du kan også oprette opgaver, hvor flere personer er tilknyttet og flytte dem fra kolonne til kolonne alt efter, hvor langt de er med opgaven. Ved at bruge Asana kan du hurtigt få et overblik over, hvad dine kolleger laver, og hvor langt de er med en specifik arbejdsopgave. På samme måde kan du også se, hvilke opgaver du selv skal lave.
Hvis du har 15 ansatte eller derunder, er Asana gratis at bruge, men har du over 15 ansatte, skal I opgradere til Premium-versionen.
Google Hangouts Meet
Idet fysiske møder ikke er en mulighed, afholder vi i Billy møder via Google Hangouts Meet. Vi anvender blandt andet Google Hangouts Meet til vores daglige statusmøder for at høre, hvad vi hver især har på dagsordenen. Samtidig er det også meget rart at se hinanden, nu hvor vi ikke kan mødes på kontoret. Google Hangouts Meet er et enkelt og nemt værktøj til videokonferencer for hovedsageligt virksomheder og organisationer.
Normalt er Google Hangouts Meet ikke gratis, men som følge af at mange er nødsaget til at arbejde hjemmefra, har Google valgt at gøre det gratis for G-suite brugere, så arbejdspladser nemmere kan holde kontakten til hinanden. Derfor kan du indtil den 1. juli gratis afholde møder med op til 250 deltagere.
Google har også en gratis version, som hedder Google Hangouts, hvor du kan afholde møder med op til 10 deltagere.
Zoom
Udover Google Hangouts bruger vi også Zoom til at afholde møder. Zoom har både betalte og gratis versioner, men den gratis version er ganske udemærket. Her kan du helt gratis afholde møder med op til 100 deltagere. Dog vil der være en tidsbegrænsning på 40 minutter, hvis flere end 3 personer deltager i mødet. Har du behov for at afholde møder uden tidsbegrænsning, kan du til en overkommelig pris opgradere til en større pakke.
Google Drive
Til opbevaring af alt fra dokumenter til billeder bruger vi Google Drive. I Google Drive kan du samle alle dine dokumenter et sted, så de er tilgængelige for alle medarbejdere. På den måde sikrer du også, at intet pludselig forsvinder i mængden. Du kan også inddele dine dokumenter i forskellige mapper med hver sin kategori - en mappe kunne f.eks. være “Marketing”.
Som privatperson er de første 15 GB lagerplads på Google Drive gratis, men bruger du det til erhverv, skal du betale for den lagerplads dine medarbejdere anvender.
Andre gode og gratis værktøjer
Udover de værktøjer vi bruger i Billy, findes der også andre gode og gratis værktøjer, som du og din arbejdsplads nemt kan bruge.
Gratis værktøjer til videokonferencer:
- Skype
- FreeConference
- Google Hangouts
Gratis værktøjer til planlægning og opgavestyring:
- Meistertask
- Trello
- Todoist
Gratis værktøjer til online kommunikation:
- WhatsApp Business
- Microsoft Teams Free
- Workplace by Facebook
