En elektronisk faktura, også kaldet e-faktura, er en faktura der sendes og behandles gennem et særligt elektronisk format. Fordelene er hurtigere levering og behandling af fakturaer og færre fejl.
Vidste du, at du kan spare tid og styrke sikkerheden med elektronisk fakturering? Prøv det gratis i Billy.
Du skal altid bruge elektronisk fakturering, når du fakturerer offentlige myndigheder, mens det er valgfrit for private virksomheder. Både forsendelse og modtagelse sker via et unikt ID, f.eks. Dit CVR-nummer eller EAN-nummer.
Hvordan fungerer en elektronisk faktura?
Modsat andre typer faktura, kan elektroniske fakturaer kun sendes via et struktureret elektronisk format. De to standarder for elektronisk fakturering i Danmark og EU er henholdsvis OIOUBL og PEPPOL. Det er også et krav, at både afsender og modtager anvender et ID, hvilket kan være deres CVR-nummer, SE-nummer eller EAN-nummer.
For at komme i gang med elektronisk fakturering, skal du bruge et system, der kan håndtere elektronisk fakturering.
Hvad skal en elektronisk faktura indeholde?
Kravene til en elektronisk faktura er stort set tilsvarende kravene til en almindelig faktura:
- Fortløbende fakturanummer
- Dato for udstedelse (fakturadato)
- Sælger og købers navn og adresse
- Sælgers og købers ID (CVR-nr., SE-nr. eller EAN-nummer)
- Varens eller ydelsens art, pris og mængde.
- Momsgrundlaget, prisen pr. enhed uden afgift
- Gældende momssats
- Momsbeløbet der skal betales
- Det samlede beløb
- Evt. kontaktperson og ordrenummer
Hvordan sender man en elektronisk faktura?
Når du skal udarbejde en elektronisk faktura, sker det gennem et elektronisk system f.eks. et cloud-baseret indkøbssystem, et ERP-system eller et regnskabsprogram. Der findes flere forskellige udbydere, og nogle er gratis mens andre koster penge. Hvis du anvender Billy til at sende elektroniske fakturaer, vil de blive behandlet af NemHandel, som sørger for at få fakturaen sikkert frem.
Hvem bruger elektroniske fakturaer?
Både offentlige og private virksomheder kan bruge elektronisk fakturering. I 2005 blev det besluttet, at alle offentlige institutioner skal bruge elektronisk fakturering. Fordi det kræver et EAN-nummer at fakturere offentlige kunder, er elektronisk fakturering især anvendt, når man handler med offentlige myndigheder. Du kan også vælge at bruge elektronisk fakturering, når du skal fakturere til det private.
Hvad er forskellen på en elektronisk faktura, EAN-faktura og online faktura?
Det kan være svært at finde rundt i de forskellige fakturaformater, og man kan nemt komme til at forveksle dem. En elektronisk faktura adskiller sig dog fra en online faktura og en EAN-faktura ved dets særlige format.
En online faktura sendes online som PDF-fil f.eks. via email, mens en elektronisk faktura sendes gennem et standardiseret, struktureret og elektronisk format. Hvis du skal sende en EAN-faktura, er der krav om et EAN-nummer. Det adskiller sig fra elektroniske fakturaer, hvor der ikke er krav om et EAN-nummer. Her er kravet blot, at du skal benytte et af de forskellige identifikationsnumre, og sende i et særligt format.
